TATA ATURAN KESEKRETARIATAN

TATA ATURAN KESEKRETARIATAN
FORUM LINGKAR PENA PERIODE 2005 – 2009

I. SURAT KELUAR dan SURAT MASUK
a. Surat keluar
a.1 Sekretaris Divisi
Mengingat jumlah divisi dengan berbagai kegiatannya, tiap divisi harus memiliki struktur kepengurusan tersendiri dengan menentukan koordinator dan sekretaris (berlaku juga untuk Wilayah, Cabang dan Ranting sesuai kebutuhan). Hal ini untuk memudahkan koordinasi antar pengurus di satu divisi. Sekretaris divisi memiliki peran penting dalam memaksimalkan kinerja divisinya dengan bertanggung jawab atas kesekretariatan divisi.

a.2 Penomoran Surat Keluar
Penomoran surat keluar dibuat untuk memudahkan penelusuran dokumen jika sewaktu-waktu diperlukan.

Contoh format:

1) Untuk Pusat
001/PSDM/FLP/PP/V/2005
nomor urut surat keluar/divisi/FLP/Pengurus Pusat/bulan surat keluar/tahun

2) Untuk Wilayah
001/PSDM/FLP/PW/V/2005
nomor urut surat keluar/divisi/FLP/Pengurus Wilayah/bulan surat keluar/tahun

3) Untuk Cabang
001/PSDM/FLP/PC/V/2005
nomor urut surat keluar/divisi/FLP/Pengurus Cabang/bulan surat keluar/tahun

4) Untuk Ranting
001/PSDM/FLP/PRa/V/2005
nomor urut surat keluar/divisi/FLP/Pengurus Ranting/bulan surat keluar/tahun

Penomoran surat keluar untuk masing-masing divisi:
No. Divisi Penomoran Surat keluar
1. Ketua Umum 000/FLP/PP/V/2005
2. Ketua Harian 000/KH/FLP/PP/V/2005
3. Bendahara 000/BEND/FLP/PP/V/2005
4. Pengembangan Sumber Daya Manusia& Pengembangan Orgn. dan Jar. Wilayah 000/PSDM/FLP/PP/V/2005
5. Dana Usaha 000/DANUS/FLP/PP/V/2005
6. Humas 000/HUMAS/FLP/PP /V/2005
7. Advokasi 000/ADV/FLP/PP/V/2005
8. Kritik dan Litbang 000/LITBANG/FLP/PP/V/2005
9. Rumah Cahaya 000/RUMCAY/FLP/PP/V/2005

Catatan.
1. Setiap akhir bulan, sekretaris divisi harus melaporkan surat-surat yang sudah dikeluarkan. Selanjutnya akan didokumentasi Sekretaris (hanya berlaku untuk Pengurus Pusat).
2. Untuk FLP Wilayah, Cabang dan Ranting tugas kesekretariatan dapat ditangani Sekretaris Umum saja (atau menyesuaikan). Penomoran tetap mengikuti tata aturan FLP Pusat untuk memudahkan pencarian kembali dokumen tiap divisi.

b. Surat Masuk
Setiap akhir bulan, sekretaris divisi menyerahkan semua surat yang masuk untuk didokumentasikan Sekretaris (berlaku untuk Pusat, Wilayah, Cabang dan Ranting).

3. BERITA ACARA
Setiap divisi harus membuat Berita Acara untuk setiap kegiatan yang diadakan.
Sekretaris bertugas mendokumentasikan Berita Acara tersebut.
Untuk FLP Pusat, setiap divisi menyerahkan laporan Berita Acara dan dokumentasi foto kepada sekretaris. Sedangkan untuk FLP Wilayah, Cabang dan Ranting diserahkan pada kebijakan yang bersangkutan.

Format Berita Acara sebagai berikut:

BERITA ACARA
Forum Lingkar Pena Pusat/Wilayah …/Cabang …/Ranting …
Nama Kegiatan :
Tempat, tanggal :
Waktu :
Pengurus atau panitia yang hadir :
1. Nama, Jabatan (pengurus maupun panitia)

Laporan Acara
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________



CONTOH. Berita Acara yang dibuat FLP Wilayah

BERITA ACARA
Forum Lingkar Pena Wilayah Yogyakarta
Nama Kegiatan : Up Grading Pengurus
Tempat, tanggal : Annida Kost, 1-2 Juni 2005
Waktu : 10.00 – 16.00 WIB
Pengurus atau panitia yang hadir :
1. Ganjar Widiyoga, Ketua FLP Wil. Yogyakarta.
2. Oyink, Ketua Panitia
3. dll

Laporan Acara
Acara dimulai pada jam 10.00 WIB.
Dengan susunan acara ………….
Realisasi Acara …………………
dll, informasi lain.

4. SISTEM PENOMORAN KARTU ANGGOTA FLP

Sistem penomoran kartu anggota dibuat untuk memenuhi fungsi kartu anggota; sebagai identitas keanggotaan FLP (tanda pengenal).

CONTOH. Kartu anggota FLP Ranting STAN
Sisi muka

LOGO FLP FORUM LINGKAR PENA
Sekretariat Pusat: Jl. Keadilan Raya Blok XVI No. 13,
Depok Timur, 16417, Telp./ Fax (021) 7712100
KARTU ANGGOTA

No. Anggota : 001/9a/DKI/Jkt/STAN (keterangan terlampir)
Nama :
Alamat :
Masa Berlaku :

Sisi belakang
Peraturan
1. Kartu anggota ini berlaku selama yang bersangkutan menjadi anggota aktif di FLP Wilayah atau Cabang yang mengeluarkan kartu.
2. Penyalahgunaan kartu ini akan diberikan sanksi.
3. Kehilangan atau kerusakan kartu ini harap menghubungi FLP Wilayah atau Cabang yang mengeluarkan kartu untuk penggantian kartu yang baru.

Jakarta,
Ketua Umum FLP
Periode 2005 – 2009


M. Irfan Hidayatullah

Catatan Penting.
A. Kartu Anggota FLP dikeluarkan oleh FLP Pusat.
B. Mekanisme distribusi Kartu Anggota:
1. FLP Wilayah atau Cabang langsung mengajukan ke Sekretaris FLP Pusat sesuai kebutuhan dan mentransfer biaya pembuatan Kartu Anggota sebesar @Rp3000,00 ke norek Bendahara FLP Pusat a.n. Ika Nurika Bank Centra Asia (BCA) KCP Depok No. Rek. 4212293176.
2. FLP Ranting lansung mengajukan ke Sekretaris FLP Cabang.
3. Kartu Anggota akan dikirimkan via Pos setelah pengajuan dan pembayaran dilakukan.
Lampiran tentang Penjelasan Sistem Penomoran Keanggotaan

• Kode FLP Wilayah & Kode Wilayah
1. Nanggroe Aceh Darussalam (NAD) 17. Sulawesi Selatan (SUS)
2. Sumatera Utara (SMT) 18. Sulawesi Tenggara (SUG)
3. Sumatera Barat (SMB) 19. Gorontalo (GRT)
4. Sumatera Selatan (SMS) 20 Kalimantan Timur (KTM)
20a. Bontang (Btg)
20b. Samarinda (Smd)
20c. Balikpapan (Bpp)
20d. Tenggarong (Tgr)
20e. Sangatta (Sgt)
5. Riau (RAU)
5a. Pekanbaru (Pkb)
5b. Batam (Btm) 21. Kalimantan Tengah (KTG)
6. Lampung (LPG) 22. Kalimantan Selatan (KTS)
22a. Banjarmasin (Bjm)
22b. Barabai (Bbi)
7. Bengkulu (BKL) 23. Kalimantan Barat (KTB)
8. Jambi (JMB) 24. Nusa Tenggara Barat (NTB)
9. DKI Jakarta & Sekitarnya (DKI)
9a. DKI Jakarta (Jkt)
9b. Bogor (Bgr)
9c. Depok (Dpk)
9d. Bekasi (Bks)
9e. Tangerang (Tng) 25. Nusa Tenggara Timur (NTT)
10. Jawa Barat (JBR)
10a. Bandung (Bdg)
10b. Cirebon (Crb)
10c. Jatinangor (Jtn) 26. Bali (BAL)
11. Yogyakarta (YK) 27. Maluku Utara (MUT)
12. Jawa Tengah (JTG)
12a. Surakarta (Skt)
12b. Semarang (Smg)
12c. Purwokerto (Pkt)
12d. Tegal (Tgl)
12e. Brebes (Brb) 28. Maluku Selatan (MUS)
13. Jawa Timur (JTM)
13a. Surabaya (Sby)
13b. Malang (Mlg) 29. Papua/Irian Jaya (PAP)
14. Banten (BTN) 30. Bangka Belitung (BBL)
15. Sulawesi Utara (SUU)
16. Sulawesi Tengah (SUT)

Kode untuk FLP Wilayah yang ada di Luar Negeri: LN
Kode Nomor:
I : Mesir
II : Jepang
III : Hong Kong
IV : Eropa
V : Amerika Serikat
VI : Sudan

Kode Negara:
Mesir : MSR
Jepang : JPN
Hong Kong : HK
Eropa : EU
Amerika Serikat: AS
Sudan : SDN
Catatan: Jika terbentuk FLP Wilayah baru yang ada di Luar Negeri; Kode Nomor dan Kode Negara tinggal mengikuti nomor sebelumnya yang akan ditetapkan oleh Sekretaris Pusat FLP.

Penomoran Kartu Anggota sebagai berikut:

# Untuk FLP Wilayah
Contoh. - FLP Wilayah DKI
001/9/DKI
Nomor urut anggota/Nomor Kode/Kode Wilayah
- FLP Wilayah Bengkulu
001/7/BKL


#Untuk FLP Cabang
Contoh. FLP Cabang Jakarta
001/9a/DKI/Jkt
Nomor urut anggota/Nomor Kode/Kode Wilayah/Kode Cabang

#Untuk FLP Ranting
Contoh. - FLP Ranting STAN
001/9a/DKI/Jkt/STAN
Nomor urut anggota/Nomor kode/Kode Wilayah/Kode Cabang/Kode Ranting
- FLP Ranting SALAM UI
001/9c/DKI/Jkt/Dpk/SALAM UI

# Untuk FLP Luar Negeri
Contoh. – FLP Mesir
001/I/LN/MSR
Nomor urut anggota/Kode Nomor/Kode Wilayah/Kode Negara
- FLP Hong Kong
001/III/LN/HK



Sekretaris FLP Pusat


Dana Anggara