NOTULENSI YMC
Tanggal 2 Juli 2010
Presensi:
1. Devita –wilayah
2. Rien – Sangatta
3. Hikmah – Sangatta
4. Irma – Tenggarong
5. Nina – Balikpapan
6. Era – Balikpapan
7. Rohana – Samarinda
8. Ika Agustina – Samarinda
9. Ziah – Samarinda
10. Nurika – wilayah
11. Hanafi – wilayah
Keterangan: Paser dan PPU ijin, terhalang agenda lain dan mati lampu.
Agenda YMC:
1. Website FLP Kaltim
2. Antologi untuk Gaza
3. Acara bedah buku FLP Samarinda
Kesimpulan:
1. Website FLP Kaltim sudah online, dengan domain http://www.flpkaltim.com, hosting dan lain-lain dibantu oleh mbak Ziah. Kapasitas 50MB, iuran hosting Rp 155ribu per tahun.
Tampilan masih sederhana, belum peluncuran, masih dalam tahap persiapan. Nantinya tugas humas dan pengurus wilayah yang akan meng-update informasi dalam web tersebut. Akses masuk hanya untuk pengurus wilayah dan mbak Ziah yang membantu teknis.
Content web: Liputan, Kabar FLP Kaltim, Ulas Buku, Karya. Selanjutnya akan berkembang sesuai dengan kebutuhan. Salah satu tujuan penting pembuatan web ini adalah untuk menarik pengiklan, nantinya akan dibuatkan konsep penawaran iklan sesuai dengan space banner yang tersedia.
Tawaran untuk cabang adalah membuat hal serupa, sesuai kebutuhan dan kemampuan cabang membuat web berbayar. Nantinya disarankan tiap humas cabang berkoordinasi dengan mbak Ziah untuk teknisnya, hingga tutorialnya.
2. Antologi untuk Gaza
Naskah sedang tahap pengeditan (sekarang sudah selesai edit, masuk desain lay out). Meminta kesediaan tiap cabang untuk meluncurkan buku tersebut (dengan membuat event peluncuran ataupun melalui cara lain), dan mendistribusikannya.
Samarinda: diusahakan membuat event peluncuran tersendiri setelah acara bedah buku tanggal 18 Juli, tetapi akan dijual saat bazar di tanggal tersebut. Pesan 50eksp.
Sangatta: melakukan peluncuran/promo melalui radio, karena beruntun ada kegiatan FLP Kids, pesan 50eksp.
Tenggarong: peluang untuk menjual saat event Erau, ada pameran, belum pasti akan pesan berapa, konfirm dulu ke ketua.
Balikpapan: pesan 25 eksp, untuk peluncuran akan konfirm kemudian.
Perkiraan biaya cetak Rp 10.000, perkiraan harga jual Rp 30.000, seratus persen untuk Gaza.
3. Acara bedah buku “Pengikat Surga” karya Hisani Bent Soe tanggal 18 Juli 2010, di Samarinda. Tempat belum pasti, antara Perpusda atau yang lain. Pembicara: Erni Suparti dan penulis. Yang lain masih difixkan. Jika sudah fix akan dipromokan ke tiap cabang.
Catatan:
- Usulan membuat website cabang silakan ditindaklanjuti oleh humas tiap cabang, mengingat keberadaannya akan menjadi salah satu jalan untuk mandiri keuangan cabang.
- Peluang untuk meluncurkan karya di Tepian Channel, link dari mbak Ziah, masih dalam konfirmasi.
- Usulan untuk membuat pamflet buku-buku FLP Kaltim (karya pribadi maupun antologi) untuk meningkatkan publikasi, mengeksiskan FLP dan karya-karya anggotanya. Buat pamflet bersama, tampilkan semua buku.
Penajam Paser Utara
Minggu, 01 Agustus 2010
Tata Aturan dan Format Standar Laporan Unit2 FLP
Tata Aturan dan Format Standar Laporan Unit2 FLP
1. Tata aturan dan alur
• Pengajuan Pembentukan FLP Wilayah/Cabang/Ranting :
a. Personil wilayah/cabang/ranting yang akan didirikan mengajukan ke kepengurusan tingkat diatasnya. (Ranting ke cabang, cabang ke wilayah, wilayah ke pusat)
b. Dalam penyelenggaraan proses pendirian/pembentukan unit FLP ini dapat berkoordinasi/meminta masukan dari pengurus pusat sub divisi PO&Jarwil
c. Setelah kepengurusan terbentuk, kepengurusan dimaksud atau kepengurusan tingkat di atasnya melaporkan ke Ketua Harian melalui sms/email/telepon/surat atau koordinator wilayah/pengurus pusat sub divisi PO&Jarwil
d. Ketua Harian akan menerbitkan SK pembentukan unit FLP sampai dengan tingkat Cabang. Sedangkan FLP Ranting akan diberikan SK oleh FLP Wilayah
• Pengajuan proposal kegiatan Wilayah/Cabang/ranting ke FLP Pusat
a. Setiap kegiatan wilayah/cabang/ranting dapat diinformasikan ke milis humas atau disampaikan ke pengurus humas pusat dan humas kepengurusan tingkat di atasnya melalui sms/telepon/email untuk dipublikasikan secara luas.
b. Jika kegiatan dimaksud menghendaki kehadiran Ketua Umum/personil FLP Pusat dengan sponsor FLP Pusat dan atau membutuhkan dukungan sarana (dana) dari FLP Pusat, panitia/pengurus terkait wajib menyampaikan proposal kegiatan maksimal sebulan sebelum kegiatan diadakan.
c. Ketua harian akan mempertimbangkan dan memberikan acc sesuai kemampuan FLP Pusat.
d. Setiap kegiatan yang diselenggarakan dibuat berita acara kegiatan untuk dokumentasi.
• Penyampaian Laporan Musyawarah Wilayah, Cabang, Ranting dan Setiap Perubahan pada Unit-unit FLP :
a. Setiap hasil musyawarah wilayah, cabang dan ranting wajib dilaporkan ke kepengurusan tingkat di atasnya.
b. Pengurus Wilayah akan menyampaikan hasil musyawarah dimaksud Ketua Harian
c. Semua perubahan (pengurus, alamat dan nomor kontak FLP wilayah/cabang dan ranting) wajib diinformasikan ke pengurus pusat dalam hal ini subdivisi PO&Jarwil melalui email/sms/telepon/fax/surat atau milis humas.
2. Format Standar laporan Pendirian FLP Wilayah/Cabang/Ranting
LAPORAN PEMBENTUKAN
WILAYAH/CABANG/RANTING XXX
FLP Wilayah/Cabang/Ranting :
Tempat & Tanggal Pembentukan
Alamat & telpon kontak (sekretariat)
Susunan Pengurus 1.
2.
Keterangan …………………………………………………………………….
……………………………………………………………………..
…………………………………………………………………….
…………………………………………………………………….
3. Format Standar Laporan Musyawarah Wilayah
LAPORAN KEGIATAN MUSYAWARAH WILAYAH/CABANG/RANTING
XXX, periode xx
FLP Wilayah : Periode:
Alamat & telpon kontak
Susunan Pengurus 1.
2.
Program Kegiatan
FLP Cabang : Periode:
Alamat Sekretariat
Susunan Pengurus 1.
2.
Program Kegiatan
FLP Ranting : Periode:
Alamat Sekretariat
Susunan Pengurus 1.
2.
Program Kegiatan
1. Tata aturan dan alur
• Pengajuan Pembentukan FLP Wilayah/Cabang/Ranting :
a. Personil wilayah/cabang/ranting yang akan didirikan mengajukan ke kepengurusan tingkat diatasnya. (Ranting ke cabang, cabang ke wilayah, wilayah ke pusat)
b. Dalam penyelenggaraan proses pendirian/pembentukan unit FLP ini dapat berkoordinasi/meminta masukan dari pengurus pusat sub divisi PO&Jarwil
c. Setelah kepengurusan terbentuk, kepengurusan dimaksud atau kepengurusan tingkat di atasnya melaporkan ke Ketua Harian melalui sms/email/telepon/surat atau koordinator wilayah/pengurus pusat sub divisi PO&Jarwil
d. Ketua Harian akan menerbitkan SK pembentukan unit FLP sampai dengan tingkat Cabang. Sedangkan FLP Ranting akan diberikan SK oleh FLP Wilayah
• Pengajuan proposal kegiatan Wilayah/Cabang/ranting ke FLP Pusat
a. Setiap kegiatan wilayah/cabang/ranting dapat diinformasikan ke milis humas atau disampaikan ke pengurus humas pusat dan humas kepengurusan tingkat di atasnya melalui sms/telepon/email untuk dipublikasikan secara luas.
b. Jika kegiatan dimaksud menghendaki kehadiran Ketua Umum/personil FLP Pusat dengan sponsor FLP Pusat dan atau membutuhkan dukungan sarana (dana) dari FLP Pusat, panitia/pengurus terkait wajib menyampaikan proposal kegiatan maksimal sebulan sebelum kegiatan diadakan.
c. Ketua harian akan mempertimbangkan dan memberikan acc sesuai kemampuan FLP Pusat.
d. Setiap kegiatan yang diselenggarakan dibuat berita acara kegiatan untuk dokumentasi.
• Penyampaian Laporan Musyawarah Wilayah, Cabang, Ranting dan Setiap Perubahan pada Unit-unit FLP :
a. Setiap hasil musyawarah wilayah, cabang dan ranting wajib dilaporkan ke kepengurusan tingkat di atasnya.
b. Pengurus Wilayah akan menyampaikan hasil musyawarah dimaksud Ketua Harian
c. Semua perubahan (pengurus, alamat dan nomor kontak FLP wilayah/cabang dan ranting) wajib diinformasikan ke pengurus pusat dalam hal ini subdivisi PO&Jarwil melalui email/sms/telepon/fax/surat atau milis humas.
2. Format Standar laporan Pendirian FLP Wilayah/Cabang/Ranting
LAPORAN PEMBENTUKAN
WILAYAH/CABANG/RANTING XXX
FLP Wilayah/Cabang/Ranting :
Tempat & Tanggal Pembentukan
Alamat & telpon kontak (sekretariat)
Susunan Pengurus 1.
2.
Keterangan …………………………………………………………………….
……………………………………………………………………..
…………………………………………………………………….
…………………………………………………………………….
3. Format Standar Laporan Musyawarah Wilayah
LAPORAN KEGIATAN MUSYAWARAH WILAYAH/CABANG/RANTING
XXX, periode xx
FLP Wilayah : Periode:
Alamat & telpon kontak
Susunan Pengurus 1.
2.
Program Kegiatan
FLP Cabang : Periode:
Alamat Sekretariat
Susunan Pengurus 1.
2.
Program Kegiatan
FLP Ranting : Periode:
Alamat Sekretariat
Susunan Pengurus 1.
2.
Program Kegiatan
Rakor FLP Kaltim, sabtu 7 Nov 2009, jam 10.00-12.00
Rakor FLP Kaltim, sabtu 7 Nov 2009, jam 10.00-12.00
Presensi : Hanafi, Mia, Irma (FLP TGGRG), Muthi, Ulfah (FLP BONTANG) , Rien (FLP SGT)
Agenda:
- Persiapan musywil (bentuk kepanitiaan)
- Tempat, waktu dan teknis
Pembahasan:
1. Kepanitiaan :
- Samarinda (PJ Faridamiati (MIA)-tenggarong) - 085246036310
- Sekretaris(Ulfah-Btg) 085250554339
- bendahara (Nurdiansari-SMD)
- seksi perlengkapan (Fifi-Btg)
- Seksi Dana (PJ dana Rien-SGT: Era-BPN, Maidi-TGGRG, Muladi-Pasir) proposal dari BTG, akan disebar, lalu SGT mengkoordinasikan dgn daerah lain.
- Seksi Acara (Hanafi – TGGRG, Rusdi-BTG, Ika-SGT Musywil), Lauching: Vita, Arif, Jumriah) menghubungi SC : Muthi
- Seksi konsumsi : Erni, Irma yusnita
- Seksi dekdok : Likah, syuro (likah buat design) silakan menghubungi perlengkapan
- Seksi humas : Riatri (radio RRI), Mbak Fatmi (TVRI)
2. Musywil di guest house Unmul
3. Launching dicoba ke gramedia atau salah satu aula hotel di SMD
4. Waktu pelaksanaan: A 26-27 desember 2009, B 23-24 Jan 2010.
Kebutuhan Dana: Total percabang mengumpulkan dana : Rp. 1.700.000jt/cabang, dengan asumsi total pengeluaran 10juta.
1. Penginapan : 30org (peserta cabang), 10org (panitia) 10 kamar @150.000/kamar = 1.500.000jt
2. Ruang pertemuan : 500.000
3. Gedung launching : 2.000.000
4. Konsumsi launching : 200org x 2.000=400.000
5. Konsumsi vip : 20org x 7.000=140.000
6. Konsumsi musywil 3x15.000x40org=1.800.000
7. Spanduk : 4x200rb=800.000, banner 2bh=200.000 total:1.000.000
8. Cinderamata : 500.000
9. Akomodasi peserta : 1.000.000
Lembar kerja:
1. Proposal : Akhir Nopember (silahkan para ketua per cabang memberikan alamat surat masing-2 agar bisa dikirim proposalnya)
2. Lobi tempat : harus ada kabar sampai akhir Nopember, deadline 25 nopember
3. Rapat OC dan plan PJS SMD 2-3minggu kedepan. Ini SC akan menghubungi SMD melalui ketua kepanitiaan MIA
4. Pencarian Dana sampai tgl 24 Desember 2009 (kepastian mendapat berapa rupiah) ini akan dipantau PJ Dana: FLP SGT
Presensi : Hanafi, Mia, Irma (FLP TGGRG), Muthi, Ulfah (FLP BONTANG) , Rien (FLP SGT)
Agenda:
- Persiapan musywil (bentuk kepanitiaan)
- Tempat, waktu dan teknis
Pembahasan:
1. Kepanitiaan :
- Samarinda (PJ Faridamiati (MIA)-tenggarong) - 085246036310
- Sekretaris(Ulfah-Btg) 085250554339
- bendahara (Nurdiansari-SMD)
- seksi perlengkapan (Fifi-Btg)
- Seksi Dana (PJ dana Rien-SGT: Era-BPN, Maidi-TGGRG, Muladi-Pasir) proposal dari BTG, akan disebar, lalu SGT mengkoordinasikan dgn daerah lain.
- Seksi Acara (Hanafi – TGGRG, Rusdi-BTG, Ika-SGT Musywil), Lauching: Vita, Arif, Jumriah) menghubungi SC : Muthi
- Seksi konsumsi : Erni, Irma yusnita
- Seksi dekdok : Likah, syuro (likah buat design) silakan menghubungi perlengkapan
- Seksi humas : Riatri (radio RRI), Mbak Fatmi (TVRI)
2. Musywil di guest house Unmul
3. Launching dicoba ke gramedia atau salah satu aula hotel di SMD
4. Waktu pelaksanaan: A 26-27 desember 2009, B 23-24 Jan 2010.
Kebutuhan Dana: Total percabang mengumpulkan dana : Rp. 1.700.000jt/cabang, dengan asumsi total pengeluaran 10juta.
1. Penginapan : 30org (peserta cabang), 10org (panitia) 10 kamar @150.000/kamar = 1.500.000jt
2. Ruang pertemuan : 500.000
3. Gedung launching : 2.000.000
4. Konsumsi launching : 200org x 2.000=400.000
5. Konsumsi vip : 20org x 7.000=140.000
6. Konsumsi musywil 3x15.000x40org=1.800.000
7. Spanduk : 4x200rb=800.000, banner 2bh=200.000 total:1.000.000
8. Cinderamata : 500.000
9. Akomodasi peserta : 1.000.000
Lembar kerja:
1. Proposal : Akhir Nopember (silahkan para ketua per cabang memberikan alamat surat masing-2 agar bisa dikirim proposalnya)
2. Lobi tempat : harus ada kabar sampai akhir Nopember, deadline 25 nopember
3. Rapat OC dan plan PJS SMD 2-3minggu kedepan. Ini SC akan menghubungi SMD melalui ketua kepanitiaan MIA
4. Pencarian Dana sampai tgl 24 Desember 2009 (kepastian mendapat berapa rupiah) ini akan dipantau PJ Dana: FLP SGT
TATA ATURAN KESEKRETARIATAN
TATA ATURAN KESEKRETARIATAN
FORUM LINGKAR PENA PERIODE 2005 – 2009
I. SURAT KELUAR dan SURAT MASUK
a. Surat keluar
a.1 Sekretaris Divisi
Mengingat jumlah divisi dengan berbagai kegiatannya, tiap divisi harus memiliki struktur kepengurusan tersendiri dengan menentukan koordinator dan sekretaris (berlaku juga untuk Wilayah, Cabang dan Ranting sesuai kebutuhan). Hal ini untuk memudahkan koordinasi antar pengurus di satu divisi. Sekretaris divisi memiliki peran penting dalam memaksimalkan kinerja divisinya dengan bertanggung jawab atas kesekretariatan divisi.
a.2 Penomoran Surat Keluar
Penomoran surat keluar dibuat untuk memudahkan penelusuran dokumen jika sewaktu-waktu diperlukan.
Contoh format:
1) Untuk Pusat
001/PSDM/FLP/PP/V/2005
nomor urut surat keluar/divisi/FLP/Pengurus Pusat/bulan surat keluar/tahun
2) Untuk Wilayah
001/PSDM/FLP/PW/V/2005
nomor urut surat keluar/divisi/FLP/Pengurus Wilayah/bulan surat keluar/tahun
3) Untuk Cabang
001/PSDM/FLP/PC/V/2005
nomor urut surat keluar/divisi/FLP/Pengurus Cabang/bulan surat keluar/tahun
4) Untuk Ranting
001/PSDM/FLP/PRa/V/2005
nomor urut surat keluar/divisi/FLP/Pengurus Ranting/bulan surat keluar/tahun
Penomoran surat keluar untuk masing-masing divisi:
No. Divisi Penomoran Surat keluar
1. Ketua Umum 000/FLP/PP/V/2005
2. Ketua Harian 000/KH/FLP/PP/V/2005
3. Bendahara 000/BEND/FLP/PP/V/2005
4. Pengembangan Sumber Daya Manusia& Pengembangan Orgn. dan Jar. Wilayah 000/PSDM/FLP/PP/V/2005
5. Dana Usaha 000/DANUS/FLP/PP/V/2005
6. Humas 000/HUMAS/FLP/PP /V/2005
7. Advokasi 000/ADV/FLP/PP/V/2005
8. Kritik dan Litbang 000/LITBANG/FLP/PP/V/2005
9. Rumah Cahaya 000/RUMCAY/FLP/PP/V/2005
Catatan.
1. Setiap akhir bulan, sekretaris divisi harus melaporkan surat-surat yang sudah dikeluarkan. Selanjutnya akan didokumentasi Sekretaris (hanya berlaku untuk Pengurus Pusat).
2. Untuk FLP Wilayah, Cabang dan Ranting tugas kesekretariatan dapat ditangani Sekretaris Umum saja (atau menyesuaikan). Penomoran tetap mengikuti tata aturan FLP Pusat untuk memudahkan pencarian kembali dokumen tiap divisi.
b. Surat Masuk
Setiap akhir bulan, sekretaris divisi menyerahkan semua surat yang masuk untuk didokumentasikan Sekretaris (berlaku untuk Pusat, Wilayah, Cabang dan Ranting).
3. BERITA ACARA
Setiap divisi harus membuat Berita Acara untuk setiap kegiatan yang diadakan.
Sekretaris bertugas mendokumentasikan Berita Acara tersebut.
Untuk FLP Pusat, setiap divisi menyerahkan laporan Berita Acara dan dokumentasi foto kepada sekretaris. Sedangkan untuk FLP Wilayah, Cabang dan Ranting diserahkan pada kebijakan yang bersangkutan.
Format Berita Acara sebagai berikut:
BERITA ACARA
Forum Lingkar Pena Pusat/Wilayah …/Cabang …/Ranting …
Nama Kegiatan :
Tempat, tanggal :
Waktu :
Pengurus atau panitia yang hadir :
1. Nama, Jabatan (pengurus maupun panitia)
Laporan Acara
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
CONTOH. Berita Acara yang dibuat FLP Wilayah
BERITA ACARA
Forum Lingkar Pena Wilayah Yogyakarta
Nama Kegiatan : Up Grading Pengurus
Tempat, tanggal : Annida Kost, 1-2 Juni 2005
Waktu : 10.00 – 16.00 WIB
Pengurus atau panitia yang hadir :
1. Ganjar Widiyoga, Ketua FLP Wil. Yogyakarta.
2. Oyink, Ketua Panitia
3. dll
Laporan Acara
Acara dimulai pada jam 10.00 WIB.
Dengan susunan acara ………….
Realisasi Acara …………………
dll, informasi lain.
4. SISTEM PENOMORAN KARTU ANGGOTA FLP
Sistem penomoran kartu anggota dibuat untuk memenuhi fungsi kartu anggota; sebagai identitas keanggotaan FLP (tanda pengenal).
CONTOH. Kartu anggota FLP Ranting STAN
Sisi muka
LOGO FLP FORUM LINGKAR PENA
Sekretariat Pusat: Jl. Keadilan Raya Blok XVI No. 13,
Depok Timur, 16417, Telp./ Fax (021) 7712100
KARTU ANGGOTA
No. Anggota : 001/9a/DKI/Jkt/STAN (keterangan terlampir)
Nama :
Alamat :
Masa Berlaku :
Sisi belakang
Peraturan
1. Kartu anggota ini berlaku selama yang bersangkutan menjadi anggota aktif di FLP Wilayah atau Cabang yang mengeluarkan kartu.
2. Penyalahgunaan kartu ini akan diberikan sanksi.
3. Kehilangan atau kerusakan kartu ini harap menghubungi FLP Wilayah atau Cabang yang mengeluarkan kartu untuk penggantian kartu yang baru.
Jakarta,
Ketua Umum FLP
Periode 2005 – 2009
M. Irfan Hidayatullah
Catatan Penting.
A. Kartu Anggota FLP dikeluarkan oleh FLP Pusat.
B. Mekanisme distribusi Kartu Anggota:
1. FLP Wilayah atau Cabang langsung mengajukan ke Sekretaris FLP Pusat sesuai kebutuhan dan mentransfer biaya pembuatan Kartu Anggota sebesar @Rp3000,00 ke norek Bendahara FLP Pusat a.n. Ika Nurika Bank Centra Asia (BCA) KCP Depok No. Rek. 4212293176.
2. FLP Ranting lansung mengajukan ke Sekretaris FLP Cabang.
3. Kartu Anggota akan dikirimkan via Pos setelah pengajuan dan pembayaran dilakukan.
Lampiran tentang Penjelasan Sistem Penomoran Keanggotaan
• Kode FLP Wilayah & Kode Wilayah
1. Nanggroe Aceh Darussalam (NAD) 17. Sulawesi Selatan (SUS)
2. Sumatera Utara (SMT) 18. Sulawesi Tenggara (SUG)
3. Sumatera Barat (SMB) 19. Gorontalo (GRT)
4. Sumatera Selatan (SMS) 20 Kalimantan Timur (KTM)
20a. Bontang (Btg)
20b. Samarinda (Smd)
20c. Balikpapan (Bpp)
20d. Tenggarong (Tgr)
20e. Sangatta (Sgt)
5. Riau (RAU)
5a. Pekanbaru (Pkb)
5b. Batam (Btm) 21. Kalimantan Tengah (KTG)
6. Lampung (LPG) 22. Kalimantan Selatan (KTS)
22a. Banjarmasin (Bjm)
22b. Barabai (Bbi)
7. Bengkulu (BKL) 23. Kalimantan Barat (KTB)
8. Jambi (JMB) 24. Nusa Tenggara Barat (NTB)
9. DKI Jakarta & Sekitarnya (DKI)
9a. DKI Jakarta (Jkt)
9b. Bogor (Bgr)
9c. Depok (Dpk)
9d. Bekasi (Bks)
9e. Tangerang (Tng) 25. Nusa Tenggara Timur (NTT)
10. Jawa Barat (JBR)
10a. Bandung (Bdg)
10b. Cirebon (Crb)
10c. Jatinangor (Jtn) 26. Bali (BAL)
11. Yogyakarta (YK) 27. Maluku Utara (MUT)
12. Jawa Tengah (JTG)
12a. Surakarta (Skt)
12b. Semarang (Smg)
12c. Purwokerto (Pkt)
12d. Tegal (Tgl)
12e. Brebes (Brb) 28. Maluku Selatan (MUS)
13. Jawa Timur (JTM)
13a. Surabaya (Sby)
13b. Malang (Mlg) 29. Papua/Irian Jaya (PAP)
14. Banten (BTN) 30. Bangka Belitung (BBL)
15. Sulawesi Utara (SUU)
16. Sulawesi Tengah (SUT)
Kode untuk FLP Wilayah yang ada di Luar Negeri: LN
Kode Nomor:
I : Mesir
II : Jepang
III : Hong Kong
IV : Eropa
V : Amerika Serikat
VI : Sudan
Kode Negara:
Mesir : MSR
Jepang : JPN
Hong Kong : HK
Eropa : EU
Amerika Serikat: AS
Sudan : SDN
Catatan: Jika terbentuk FLP Wilayah baru yang ada di Luar Negeri; Kode Nomor dan Kode Negara tinggal mengikuti nomor sebelumnya yang akan ditetapkan oleh Sekretaris Pusat FLP.
Penomoran Kartu Anggota sebagai berikut:
# Untuk FLP Wilayah
Contoh. - FLP Wilayah DKI
001/9/DKI
Nomor urut anggota/Nomor Kode/Kode Wilayah
- FLP Wilayah Bengkulu
001/7/BKL
#Untuk FLP Cabang
Contoh. FLP Cabang Jakarta
001/9a/DKI/Jkt
Nomor urut anggota/Nomor Kode/Kode Wilayah/Kode Cabang
#Untuk FLP Ranting
Contoh. - FLP Ranting STAN
001/9a/DKI/Jkt/STAN
Nomor urut anggota/Nomor kode/Kode Wilayah/Kode Cabang/Kode Ranting
- FLP Ranting SALAM UI
001/9c/DKI/Jkt/Dpk/SALAM UI
# Untuk FLP Luar Negeri
Contoh. – FLP Mesir
001/I/LN/MSR
Nomor urut anggota/Kode Nomor/Kode Wilayah/Kode Negara
- FLP Hong Kong
001/III/LN/HK
Sekretaris FLP Pusat
Dana Anggara
FORUM LINGKAR PENA PERIODE 2005 – 2009
I. SURAT KELUAR dan SURAT MASUK
a. Surat keluar
a.1 Sekretaris Divisi
Mengingat jumlah divisi dengan berbagai kegiatannya, tiap divisi harus memiliki struktur kepengurusan tersendiri dengan menentukan koordinator dan sekretaris (berlaku juga untuk Wilayah, Cabang dan Ranting sesuai kebutuhan). Hal ini untuk memudahkan koordinasi antar pengurus di satu divisi. Sekretaris divisi memiliki peran penting dalam memaksimalkan kinerja divisinya dengan bertanggung jawab atas kesekretariatan divisi.
a.2 Penomoran Surat Keluar
Penomoran surat keluar dibuat untuk memudahkan penelusuran dokumen jika sewaktu-waktu diperlukan.
Contoh format:
1) Untuk Pusat
001/PSDM/FLP/PP/V/2005
nomor urut surat keluar/divisi/FLP/Pengurus Pusat/bulan surat keluar/tahun
2) Untuk Wilayah
001/PSDM/FLP/PW/V/2005
nomor urut surat keluar/divisi/FLP/Pengurus Wilayah/bulan surat keluar/tahun
3) Untuk Cabang
001/PSDM/FLP/PC/V/2005
nomor urut surat keluar/divisi/FLP/Pengurus Cabang/bulan surat keluar/tahun
4) Untuk Ranting
001/PSDM/FLP/PRa/V/2005
nomor urut surat keluar/divisi/FLP/Pengurus Ranting/bulan surat keluar/tahun
Penomoran surat keluar untuk masing-masing divisi:
No. Divisi Penomoran Surat keluar
1. Ketua Umum 000/FLP/PP/V/2005
2. Ketua Harian 000/KH/FLP/PP/V/2005
3. Bendahara 000/BEND/FLP/PP/V/2005
4. Pengembangan Sumber Daya Manusia& Pengembangan Orgn. dan Jar. Wilayah 000/PSDM/FLP/PP/V/2005
5. Dana Usaha 000/DANUS/FLP/PP/V/2005
6. Humas 000/HUMAS/FLP/PP /V/2005
7. Advokasi 000/ADV/FLP/PP/V/2005
8. Kritik dan Litbang 000/LITBANG/FLP/PP/V/2005
9. Rumah Cahaya 000/RUMCAY/FLP/PP/V/2005
Catatan.
1. Setiap akhir bulan, sekretaris divisi harus melaporkan surat-surat yang sudah dikeluarkan. Selanjutnya akan didokumentasi Sekretaris (hanya berlaku untuk Pengurus Pusat).
2. Untuk FLP Wilayah, Cabang dan Ranting tugas kesekretariatan dapat ditangani Sekretaris Umum saja (atau menyesuaikan). Penomoran tetap mengikuti tata aturan FLP Pusat untuk memudahkan pencarian kembali dokumen tiap divisi.
b. Surat Masuk
Setiap akhir bulan, sekretaris divisi menyerahkan semua surat yang masuk untuk didokumentasikan Sekretaris (berlaku untuk Pusat, Wilayah, Cabang dan Ranting).
3. BERITA ACARA
Setiap divisi harus membuat Berita Acara untuk setiap kegiatan yang diadakan.
Sekretaris bertugas mendokumentasikan Berita Acara tersebut.
Untuk FLP Pusat, setiap divisi menyerahkan laporan Berita Acara dan dokumentasi foto kepada sekretaris. Sedangkan untuk FLP Wilayah, Cabang dan Ranting diserahkan pada kebijakan yang bersangkutan.
Format Berita Acara sebagai berikut:
BERITA ACARA
Forum Lingkar Pena Pusat/Wilayah …/Cabang …/Ranting …
Nama Kegiatan :
Tempat, tanggal :
Waktu :
Pengurus atau panitia yang hadir :
1. Nama, Jabatan (pengurus maupun panitia)
Laporan Acara
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
CONTOH. Berita Acara yang dibuat FLP Wilayah
BERITA ACARA
Forum Lingkar Pena Wilayah Yogyakarta
Nama Kegiatan : Up Grading Pengurus
Tempat, tanggal : Annida Kost, 1-2 Juni 2005
Waktu : 10.00 – 16.00 WIB
Pengurus atau panitia yang hadir :
1. Ganjar Widiyoga, Ketua FLP Wil. Yogyakarta.
2. Oyink, Ketua Panitia
3. dll
Laporan Acara
Acara dimulai pada jam 10.00 WIB.
Dengan susunan acara ………….
Realisasi Acara …………………
dll, informasi lain.
4. SISTEM PENOMORAN KARTU ANGGOTA FLP
Sistem penomoran kartu anggota dibuat untuk memenuhi fungsi kartu anggota; sebagai identitas keanggotaan FLP (tanda pengenal).
CONTOH. Kartu anggota FLP Ranting STAN
Sisi muka
LOGO FLP FORUM LINGKAR PENA
Sekretariat Pusat: Jl. Keadilan Raya Blok XVI No. 13,
Depok Timur, 16417, Telp./ Fax (021) 7712100
KARTU ANGGOTA
No. Anggota : 001/9a/DKI/Jkt/STAN (keterangan terlampir)
Nama :
Alamat :
Masa Berlaku :
Sisi belakang
Peraturan
1. Kartu anggota ini berlaku selama yang bersangkutan menjadi anggota aktif di FLP Wilayah atau Cabang yang mengeluarkan kartu.
2. Penyalahgunaan kartu ini akan diberikan sanksi.
3. Kehilangan atau kerusakan kartu ini harap menghubungi FLP Wilayah atau Cabang yang mengeluarkan kartu untuk penggantian kartu yang baru.
Jakarta,
Ketua Umum FLP
Periode 2005 – 2009
M. Irfan Hidayatullah
Catatan Penting.
A. Kartu Anggota FLP dikeluarkan oleh FLP Pusat.
B. Mekanisme distribusi Kartu Anggota:
1. FLP Wilayah atau Cabang langsung mengajukan ke Sekretaris FLP Pusat sesuai kebutuhan dan mentransfer biaya pembuatan Kartu Anggota sebesar @Rp3000,00 ke norek Bendahara FLP Pusat a.n. Ika Nurika Bank Centra Asia (BCA) KCP Depok No. Rek. 4212293176.
2. FLP Ranting lansung mengajukan ke Sekretaris FLP Cabang.
3. Kartu Anggota akan dikirimkan via Pos setelah pengajuan dan pembayaran dilakukan.
Lampiran tentang Penjelasan Sistem Penomoran Keanggotaan
• Kode FLP Wilayah & Kode Wilayah
1. Nanggroe Aceh Darussalam (NAD) 17. Sulawesi Selatan (SUS)
2. Sumatera Utara (SMT) 18. Sulawesi Tenggara (SUG)
3. Sumatera Barat (SMB) 19. Gorontalo (GRT)
4. Sumatera Selatan (SMS) 20 Kalimantan Timur (KTM)
20a. Bontang (Btg)
20b. Samarinda (Smd)
20c. Balikpapan (Bpp)
20d. Tenggarong (Tgr)
20e. Sangatta (Sgt)
5. Riau (RAU)
5a. Pekanbaru (Pkb)
5b. Batam (Btm) 21. Kalimantan Tengah (KTG)
6. Lampung (LPG) 22. Kalimantan Selatan (KTS)
22a. Banjarmasin (Bjm)
22b. Barabai (Bbi)
7. Bengkulu (BKL) 23. Kalimantan Barat (KTB)
8. Jambi (JMB) 24. Nusa Tenggara Barat (NTB)
9. DKI Jakarta & Sekitarnya (DKI)
9a. DKI Jakarta (Jkt)
9b. Bogor (Bgr)
9c. Depok (Dpk)
9d. Bekasi (Bks)
9e. Tangerang (Tng) 25. Nusa Tenggara Timur (NTT)
10. Jawa Barat (JBR)
10a. Bandung (Bdg)
10b. Cirebon (Crb)
10c. Jatinangor (Jtn) 26. Bali (BAL)
11. Yogyakarta (YK) 27. Maluku Utara (MUT)
12. Jawa Tengah (JTG)
12a. Surakarta (Skt)
12b. Semarang (Smg)
12c. Purwokerto (Pkt)
12d. Tegal (Tgl)
12e. Brebes (Brb) 28. Maluku Selatan (MUS)
13. Jawa Timur (JTM)
13a. Surabaya (Sby)
13b. Malang (Mlg) 29. Papua/Irian Jaya (PAP)
14. Banten (BTN) 30. Bangka Belitung (BBL)
15. Sulawesi Utara (SUU)
16. Sulawesi Tengah (SUT)
Kode untuk FLP Wilayah yang ada di Luar Negeri: LN
Kode Nomor:
I : Mesir
II : Jepang
III : Hong Kong
IV : Eropa
V : Amerika Serikat
VI : Sudan
Kode Negara:
Mesir : MSR
Jepang : JPN
Hong Kong : HK
Eropa : EU
Amerika Serikat: AS
Sudan : SDN
Catatan: Jika terbentuk FLP Wilayah baru yang ada di Luar Negeri; Kode Nomor dan Kode Negara tinggal mengikuti nomor sebelumnya yang akan ditetapkan oleh Sekretaris Pusat FLP.
Penomoran Kartu Anggota sebagai berikut:
# Untuk FLP Wilayah
Contoh. - FLP Wilayah DKI
001/9/DKI
Nomor urut anggota/Nomor Kode/Kode Wilayah
- FLP Wilayah Bengkulu
001/7/BKL
#Untuk FLP Cabang
Contoh. FLP Cabang Jakarta
001/9a/DKI/Jkt
Nomor urut anggota/Nomor Kode/Kode Wilayah/Kode Cabang
#Untuk FLP Ranting
Contoh. - FLP Ranting STAN
001/9a/DKI/Jkt/STAN
Nomor urut anggota/Nomor kode/Kode Wilayah/Kode Cabang/Kode Ranting
- FLP Ranting SALAM UI
001/9c/DKI/Jkt/Dpk/SALAM UI
# Untuk FLP Luar Negeri
Contoh. – FLP Mesir
001/I/LN/MSR
Nomor urut anggota/Kode Nomor/Kode Wilayah/Kode Negara
- FLP Hong Kong
001/III/LN/HK
Sekretaris FLP Pusat
Dana Anggara
dalam rintik hujan, 2 Agustus 2010
Fufff....Akhirnya, blog flp jadi juga. Setelah lahir hingga 8 bulan lamanya baru sekarang bisa bersua dengan sahabat-sahabat pena. Cari info kesana-kemari dengan bermodal tampang seadanya (ciaelah...), Flp mencoba untuk berbagi apapun, sekecil apapun kepada sahabat pena. selamet bergabung!
Langganan:
Komentar (Atom)